Was differenziert einen Workshop von einem Meeting und warum sollte man dies unterschiedlich betrachten. In der aktuellen Situation finden wir uns alle in vollen, von virtuellen Ereignissen gefüllten Kalendern wieder. Damit wir auch weiter Herr der Lage bleiben und die virtuelle Müdigkeit uns nicht zu stark trifft, stellen wir uns doch die Frage: Wie können wir unsere Meetings effizienter und angenehmer gestalten.
Wenn ich danach gefragt werde, erwarten die Teilnehmer oft eine Vielfalt von tollen Ideen, wie man methodisch und spielerisch die „Meetings“ attraktiver gestalten kann. Mit tollen Spielen sich kennenlernen und mit allerhand Tools gemeinsam an den Themen arbeiten kann. Aber blicke ich so die Jahre zurückmuss ich sagen, dass nur ein Bruchteil der Meetings den dafür geeigneten Rahmen hatten oder für solche Vorgehensweisen ausgelegt waren. Es waren eben Meetings.
Trennen wir die Themen
So möchte ich einmal einen differenzierten Blick darauf werfen und einige Impulse für Ideen für einen Workshop und Ideen für ein Meeting geeignet sind, um unsere Erfahrung damit zu verbessern.
Als ich noch beruflich für Kunden virtuelle Meetings betreut und gesteuert habe, hat das Team in dem ich war rund 100 bis 150 virtuelle Veranstaltungen pro Tag betreut und ich muss sagen, dass wirklich nur ein Bruchteil davon, den Rahmen eines Events oder Workshops hatten. Die meisten davon waren Meetings. Meetings in denen sich Teams abstimmen, Projekte und Maßnahmen besprochen wurden, Entscheidungen gefällt wurden. Also muss unsere Frage nach den Anforderungen doch eine andere sein, oder? Nicht wie ein toller virtueller Workshop geschehen muss, sondern wie können wir unsere alltäglichen Meetings bessern machen?
Ich finde das es für viele Meetings entscheidend war, wie viel Zeit muss denn aufgebracht werden. Wir alle haben unsere täglichen Ziele und eine Reihe von Aufgaben, die erfüllt werden müssen. Da ist es, viele und lange Meetings zu haben doch eher hinderlich um sein Tagesziel zu erreichen. Genauso ist auch die Zeit, die vor und Nachbereitung eher begrenzt.
Wir verfolgen andere Ziele
In einem Meeting möchten wir das am Ende alle Agenda Punkte angesprochen und die Aufgaben verteilt sind. Jeder weiß was stand der Dinge ist und weiß was nun zu tun ist. Das ganze in einem möglichst kurzen Zeitfenster und mit einer Zielführenden Moderation.
Die Zeit, die insgesamt aufgebracht werden muss, sollte in einem Rahmen bleiben. Vorbereitung und Nachbereitung sollte möglichst kurz und effizient geschehen, weil meist ja auch schon die nächsten Termine anstehen. Ganz anders als ich das für Workshops, welche an sich schon länger angesetzt sind ansetzen. Für ein Meeting, welches für 45 Minuten angesetzt ist, sollte die Verarbeitung diese Zeit nicht überschreiten.
Ich habe mal bewusst 45min geschrieben. Dies ist gleich der erste Tipp. Müssen Meetings immer eine Stunde gehen? Meist bekommen wir das im Planungstool so vorgeschlagen. Doch ist das immer notwendig? Oder könnte mit einer straffen Meeting-Führung das Thema auch schneller besprochen oder entschieden werden. Warum dann nicht kürzere Meetings ansetzen. Gerade in der aktuellen Situation in der wir eh sehr viele online Termine haben, müssen wir uns eh mehr Gedanken über Pausen und Unterbrechungen machen.
Planungs-Tools wie Outlook oder der Google Kalender geben uns Funktionen an die Hand, diese Zeiten in der Planung zu berücksichtigen und die Terminvorschläge anzupassen.
Also sollten wir schon bei der Planung uns die Frage stellen, wie viel Zeit ist für das Meeting sinnvoll.
Aber jetzt sind wir schon mitten drin. Ich würde gerne in den nachfolgenden Posts die Themen Meetings und Workshops ein bisschen mehr im Detail betrachten.
Der kleinste gemeinsame Nenner
Um starten zu können finde ich es wichtig zu schauen, wo man gerade steht. Wie laufen die eigenen Meetings ab und wie ist die Erwartungshaltung der Teilnehmer und mir. Vor allem muss ich mir die Frage stellen, welche Erfahrung die Organisation gemacht hat. Sind es alles alte Hasen, die schon sehr lange mit virtuellen Meetings zu tun haben? Oder habe ich Teilnehmer, die ihre ersten Schritte im Gebiet der virtuellen Meetings gemacht haben. Dies muss ich natürlich berücksichtigen, wenn ich die nächsten Schritte gehen will. Auf keinen Fall sollte man eine Situation herbeiführen, in der Teilnehmer nicht mehr mitkommen oder ich Blockaden der Teilnehmer erzeuge.
Blicken wir auf Meetings und Workshops
Also lasst uns gerne das Thema Meetings und Workshop etwas mehr im Detail betrachten. Unterteilt in Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.
- Brauche ich einen Workshop oder ein Meeting?
- Welches Format ist das richtige? Muss eine Videokonferenz sein?
- Wie viel Zeit muss ich ansetzen.
- Eine gute Vorbereitung?
- Wie läuft das Meeting ab?
- Effiziente Moderation?
- Wie können alle Mitwirken / Teilnehmer aktiviert werden
- Welche Tools und Methoden sind sinnvoll?
- Wie dokumentiere ich.
Ich freue mich darauf, die Gedanken zu sammeln und mit euch zu teilen. Bin gespannt wie eure Meinung dazu ist und was ihr dazu sagt. So werden wir uns im nächsten Artikel das Thema Meetings genauer anschauen.
Sonst möchte ich aber auch gerne auch schon auf den folgenden Artikel verweisen, in dem ich schon ein paar Tipps und Tricks gesammelt habe.
