Wie bereite ich mich am besten vor, um schnelle und effiziente online Meetings zu haben. Was bedarf es? Worauf sollte mein Fokus liegen? Wie komme ich zum Ziel?
Lasst uns doch mal einen Blick auf unsere Meetings werfen. Immer wieder gibt es Feedback, Meetings sind zu lange, zu viele, zu unsicher und nicht zielführend. Also was können wir machen, um diese zu verbessern?
Wenn wir uns im Internet umschauen, finden wir unglaublich viele Tipps und Tricks zu effektiven Workshops. Dabei geht es oft um Interaktion, die Teilnehmer und gemeinsame Aktivitäten. Aber oft geht dies weit, über das hinaus, was wir in unserem Meeting eigentlich wollen.
Brauche ich überhaupt ein Meeting
Die erste und wichtigste Frage, die wir uns stellen sollten ist: Brauche ich überhaupt ein Meeting? Oder kann ich das Thema auch auf einfache Art und Weise lösen?
Vielerorts wird über die große Anzahl der Meetings geklagt. Es werden viel zu viele Termine angesetzt, wo man teilweise auch nur dabei sitzt und nichts beitragen kann. Das muss nicht sein und kostet die Organisation nur Geld und Zeit. Eigentlich ist es auch nur lästig.
Also fragen wir uns als erstes, ob der Termin notwendig ist. Danach sollten wir uns das Format anschauen. Gerade in der aktuellen Lage mit Homeschooling und einer Vielzahl von Herausforderungen zu Hause, sollten wir uns fragen, wie wir unsere Termine ansetzen sollten. Zu welcher Uhrzeit mache ich den Termin und wie möchte ich das Meeting aufsetzen? Eine Videokonferenz oder kann ich vielleicht mit einem Telefonat das Thema oder Problem schon lösen? Hier können zum Beispiel auch interessante Alternativen ausprobiert werden. Formate wie das Walk & Talk, bei der man ein Meeting auch mal nach draußen verlegen kann, können hier eingesetzt werden und den Teilnehmern ein gutes Gefühl und etwas Bewegung mitgeben.
Zeit ist wichtig
Neben der Startzeit sollte ich mir auch überlegen, ob ein Meeting immer eine Stunde gehen sollte. Einige Tools geben hier schon die Möglichkeit, das Zeitfenster anzupassen. Wenn die Inhalte auch in kürzerer Zeit erledigt werden können, setze ich das Meeting auch kürzer an. Meetings können auch 40 oder 20 min gehen. So kann unnötig verplante Zeit frei gemacht werden und die notwendige Zeit besser genutzt werden und durch das engere Zeitfenster gehen die Teilnehmer meist auch effektiver mit der Zeit um. Diese ist schließlich knapp.
Also fassen wir kurz zusammen
- Brauche ich einen Workshop oder ein Meeting?
- Welches Format ist das richtige? Muss eine Videokonferenz sein?
- Wieviel Zeit muss ich ansetzen und wann setze ich das Meeting an.
Vorbereitung ist wichtig
Ich kenne Kollegen/innen, die eine Einladung ohne Agenda direkt mal ablehnen. Ich finde, eigentlich haben sie recht. Auch schon im Sinne der Vorbereitung, sollte vorher ersichtlich sein, worum es im Termin geht. Wie soll ich mich sonst vorbereiten? Sonst brauche ich Zeit im Meeting, um mir Gedanken über meine Antworten zu machen. Das kann doch schon vorher passieren. Daher ist eine Agenda für ein Meeting sehr wichtig. Auch sollte neben den Themen, auch aus der Agenda hervorgehen, wer aus welchem Grund am Meeting teilnimmt. Warum werde ich eingeladen? Und zu welchen Fragen und Punkten soll ich etwas beitragen.
Das macht das Meeting schneller und die Entscheidungsfindung leichter.
Was und als Nächstes dazu bringt, wie unser Meeting ablaufen soll. Reden und Diskutieren wir nur oder brauchen wir eine visuelle Unterstützung? Sollten wir uns Unterstützung durch weitere Tools holen? Wenn ich weitere Tools einsetze, muss ich Zeit vorsehen, damit sich alle darauf zurechtfinden können und die Arbeit beginnen kann.
Es kann sehr viel Zeit einfordern, bis sich alle eingefunden und sich zurechtgefunden haben. Wenn Teilnehmer das erste Mal mit einem Tool arbeiten, sollte ich mir überlegen, ob ich im Vorfeld eine kurze Einführung mache. Zeit, die ich dann im Meeting einsparen kann.
Prinzipiell finde ich aber: weniger ist mehr. Wenn ich Unterstützung brauche, dann haltet es so einfach wie möglich. So wenige Tools wie möglich. Wenn die Aufgaben und Abläufe komplexer werden, sollten wir uns überlegen, Unterstützung einzuplanen. So kann es sehr hilfreich, seine technische Unterstützung zu haben, die einem die Administration eines Tools abnimmt. Während man das Meeting moderiert, kann eine zweite Person den nächsten Schritt schon vorbereiten.
So empfiehlt es sich generell, dass bei aufwendigeren und komplexeren Meetings die Aufgaben auf mehrere Personen aufzuteilen.
Zusammenfassung für schnelle und effiziente Meetings
Vorbereitung ist wichtig
- Ich brauche eine Agenda
- Wie läuft das Meeting ab? Ablaufplan
- Wie läuft meine Moderation ab?
- Sollte ich alles selbst machen? Brauche ich Unterstützung?
- Wie können alle Mitwirken / Teilnehmer aktiviert werden
- Welche Tools und Methoden sind sinnvoll?
- Wie dokumentiere ich.
Meetingergebnisse Festhalten
Am Ende jedes Meetings sollte ein Ergebnis festgehalten werden und dies so einfach wie möglich. Dabei bedarf es keiner aufwendigen Dokumentation. Ein einfaches Notizbuch in dem ein kurzer Kommentar pro Meeting erfasst wird kann da schon reichen. Wen es Aufgaben erfasst werden, sollten diese zum Ende des Meetings noch mal an alle Teilnehmer verteilt werden. Am besten sind die Protokolle und Ergebnisse in einem Dokument festgehalten, welches für alle zugänglich ist.
Natürlich könnte man das Thema noch viel weiter betrachten und noch ganz viele Tipps und Tricks hierzu benennen. Aber am besten schaut man sich die individuelle Situation an und entscheidet für den eigenen Fall. Natürlich sollte man sich hier auch nicht überfordern. Nicht zu viel auf einmal verändern. Nicht alles auf einmal machen wollen. Stück für Stück kann man sich immer weiter entwickeln. Auch kann es sein, dass nicht alles für die eigene Situation das richtige ist.
So geht es Stück für Stück zu schnellen und effizienten Meetings.
