Wie ihr alle sitze auch ich jetzt im Home Office und muss von dort meine tägliche Arbeit verrichten. Aber wir haben vor einigen Jahren einen Modus entwickelt wie es auch aus dem Home Office heraus möglich ist eine Präsenz im Büro zu bekommen. Teil des Büro Alltags zu sein. Stimmungen und Austausch im Büro mitzuerleben

Die Virtuelle Präsenz

Angefangen hat es als 2 Teams gemeinsam einen 24 Stunden Service für einen unserer Kunden erbringen mussten. Wie bringt man die Teams zusammen so das sie an einem Strang ziehen. Gemeinsam über die Aufgaben und Probleme sprechen. Die Lösung war denkbar einfach. Wir vernetzen die beiden Teams. Eine Videoverbindung wurde zwischen den beiden Teams geschaffen. So hatte jeweils das andere Team Einblick in das Büro des zweiten Teams. Eine simple und doch sehr erfolgreiche Lösung. Als dann mehr und mehr Kollegen die Möglichkeit bekommen haben zuhause arbeiten zu können wurde das Model beibehalten so das sich nicht anwesende Kollegen virtuell mit dem Büro vernetzen konnten.
Jetzt in der aktuellen Situation zeigt das System einmal mehr seine Stärke wenn jetzt alle Kolleginnen und Kollegen irgendwo verstreut arbeiten. So ist es mögliche auch diese in einem Virtuellen Büro wieder zusammenzuführen.

Warum ist es so stark?

Als die ersten Kollegen in Remote Lokationen gesessen haben, haben wir immer wieder Feedbacks erhalten das sie den Büroalltag vermissen. Abgehängt vom tagesgeschehen ist es ihnen nicht bekannt was gerade im Büro passiert. Wie ist die Stimmung? Wie gehts den Kollegen? Wer ist überhaupt da?

Durch die virtuelle Präsenz konnten die Kolleginnen und Kollegen viel näher am Team sein und am tagesgeschehen teilhaben. Auch mal den ein oder anderen Spaß im Büro mitbekommen oder auch mal beitragen.

Wie wird es umgesetzt

In unseren großen Büros steht recht zentral eine Videokonferenzanlage welche kontinuierlich mit einem virtuellen Konferenzraum verbunden ist. Wenn nun jemand remote beginnen möchte, so betritt er den virtuellen Konferenzraum mit einem videoclient. “Das Büro betreten”. So ist er nun anwesend und in der Konferenz ansprechbar. Stummgeschaltet aber sichtbar. Wer eine konzentrierte Arbeit machen muss kann sich natürlich auch von dort wieder abmelden und den aufgaben nachgehen. “Das Büro verlassen”. Meldet sich aus der Konferenz ab und kommt zurück wenn die Konferenz oder die Aufgabe erledigt ist.

Alle im Remote Office

Da nun in der aktuellen Situation alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich zuhause befinden und von dort arbeiten findet nun unser ganzen Arbeiten im Virtuellen Raum statt. Personen verbinden sich in den Raum, Personen verlassen den Raum in die Pause, Personen wechseln virtuelle Räume für Meetings. Personen verbinden sich gegenseitig für 1 on 1 Konferenzen. Das vollständige Büroleben findet nun im virtuellen Raum statt.

Ich bewege mich durch den Raum

So sieht mein Alltag nun auch so aus das ich mich morgen im virtuellen Raum anmelde und die Kolleginnen und Kollegen begrüße die dort schon anwesend sind. Ich melde mich ab für Meetings oder Termine und betrete dann andere Virtuelle Räume um dort die entsprechenden Kollegen zu treffen. Ein sehr dynamisches System was den Alltag in einem realen Büro relativ gut wiedergibt. Ich kann andere Räume mit anderen Teams betreten wenn ich Input zu einem bestimmten Thema brauche. Und ich melde mich ab wenn ich Feierabend habe. Verlasse das Büro in meinen Feierabend.

Ich finde das System sehr angenehm weil es doch ein sehr gutes miteinander ermöglicht und man gemeinsam den Tag gestaltet. Das Problem der Abgeschiedenheit löst und die Personen doch alle wieder zusammenbringt. Auch wenn sie sehr weit voneinander getrennt sind.

Die Virtuelle Präsenz, das Büro im Internet.

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