Am 11. und 12.Mai 2017 findet in Wien das Business Analyse Camp statt. Dabei geht es an zwei Tagen um alle möglichen Themen rund um die Business Analyse. Dieses mal bin ich mit von der Party und habe mit Freude die Einladung Sprecher zur Veranstaltung angenommen. Am Donnerstag werde ich für 2 Stunden über die Themen Kollaboration, Virtuelle Teams und Open Innovation sprechen.
Nähere Infos und Tickets könnt ihr hier finden
ba-camp.org
Im folgenden könnt ihr nun in diesem zweiteiligen Artikel schon mal einen Vorgeschmack zu dem was es in meiner Session gehen wird. Die Zusammenfassung ist hier in Deutsch wird am auf dem Camp in Englisch gehalten werden.
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Vom Team zum virtuellen Team
Meistens in der Größe von 5 bis 10 Personen, einem Teamlead, einem bestimmten Ort, mit spezialisierter Erfahrung und einer präzise definierten Aufgaben. So sieht man die meisten typischen Teams in klassischen Unternehmen.
Aber muss dieses Model eventuell neu gedacht werden? Im heutigen Umfeld der schnell agierenden Unternehmen und ständig entwickelnden Umgebungen ist es fast schon notwendig die Strukturen der Teams neu aufzustellen. Willkommen in der virtuellen Welt. Das Zauberwort heißt: Das virtuelle Team.
Ein Team welches nicht mehr an einen Raum oder Zeit gebunden ist. Mein Wissen muss nicht mehr an einem Ort vorhanden sein. Ein virtuelles Team ermöglicht es vielen Unternehmen neue Wege zu gehen, den Mitarbeitern ein hohes Maß an Freiheit zu geben aber es erfordert auch eine gute Struktur und eine neue Methode der Teamführung.
Hierzu lassen sich ein paar wichtige Faktoren festlegen
- Team – Die Teammitglieder müssen entsprechend geschult und vorbereitet sein. Dabei ist die richtige Kommunikation und kulturelles Verständnis äußerst wichtig
- Leadership – Um ein virtuelles Team effektiv führen zu können sollten die Leitungskrähte gut auf Ihre Aufgabe vorbereitet werden und gute Skills für Kommunikation und die Festlegung und Beschreibung der Aufgaben besitzen.
- Touchpoints – Administration und die Methoden müssen klar sein. Zielvereinbarungen, Anforderungen und Aufgaben müssen klar definiert sein
- Technology – Technologie ist die Basis der virtuellen Zusammenarbeit. Plattformen und Tools müssen bekannt sein und die Anwendung geschult sein.
Dies lässt sich im Kleinen, wie auch im ganz großen Anwenden. Ob ein kleines Software Unternehmen, welches seine Entwickler von Zuhause oder von einem Fremden Ort arbeiten lässt bis hin zum großen Unternehmen welches ein großes, weltweites Netzwerk von Standorten und Teams besitzt. Die Bedingungen bleiben in den meisten fällen die gleichen. Aber die Möglichkeiten sind dabei fast Grenzenlos. Meine Teams bilden sich so wie sie gebraucht werden. Mein Experte für ein bestimmtes Thema muss nicht mehr seinen Standort wechseln um mitarbeiten zu können, sondern kann von seinem gewohnten Arbeitsplatz arbeiten. Mein Team kann auf der ganzen Welt verstreut sein, Asien Europa, Afrika, Amerika oder Australien, mit gut vorbereiteten Leuten, einer guten Führung, den richtigen Prozessen und Technologie kann ich all dies zu meinem Vorteil nutzen. Warum nicht auch in der Business Analyse?
So wäre es doch eine schöne Chance die Vorteile der virtuellen Teams auch dort zum Einsatz zu bringen. So bilde ich mein Team im virtuellen Umfeld. Kollegen können in den zu analysierenden Bereich arbeiten und haben die Möglichkeit mit ihren Kollegen über entsprechende Technologie wie einer Kollaborationsplattform oder Audio und Video Kommunikation zu kommunizieren und zusammen zu arbeiten.
Was mich jetzt dazu verleitet vielleicht ein bisschen genauer auf die Technologie einzugehen. Wie wichtig diese ist haben wir ja bereits kurz angesprochen aber hier gibt es natürlich unzählige Möglichkeiten und Anwendungsbeispiele.
Die Technologie im Einsatz
Lasst mich diesen Punkt in noch ein paar Stichpunkte unterteilen.
- Plattform, Team Space – Ein Ort für den Austausch von Informationen und Wissen. Genauso werden hier Fragen gestellt und Lösungen entwickelt. Aktuelle Lösungen bieten hier die Möglichkeit Dokumente zu teilen, Gruppen Chats zu starten, gemeinsam an Daten zu arbeiten und den Workspace für das Team zu gestalten. Dabei sind die Lösungen meistens Plattform übergreifend mit Lösungen für Desktops, Pads oder Smarphones verfügbar.
- Konferenzen und Direkt Calling – Ein nicht zu unterschätzender Faktor seine Kollegen und Mitarbeiter zu kennen. Hier leistet die Videos Kommunikation einen entscheidenden Beitrag. Man lernt sich kennen und hat ein Bild seiner Kollegen. Dies bringt das Team zusammen und fördert den Austausch zwischen den Kollegen,
- Chat oder Text Massaging – Die Möglichkeit mit Kollegen einen direkten Austausch mit Textnachrichten zu starten.
- Termine und Ziele – Es ist wichtig die Ziele und Termine auf der Plattform zugänglich zu machen. regelmäßig Teammeetings und der Austausch zwischen den Kollegen sollten angesetzt werden um den Teams Zusammenhalt zu fördern.
Nur ein paar Punkte die beim Einsatz der richtigen Technologie berücksichtigt werden sollten. Wie gesagt insgesamt ist die Technologie die Basis des Teams und sollte alle wichtigen Informationen und notwendigen Tools enthalten.
Jetzt haben wir die Möglichkeit geschaffen das wir ein virtuelles Team aufstellen können und haben die Technologischen bedingen geschaffen damit wir eine zielführende und erfolgreiche Zusammenarbeit ermöglichen können. In der Business Analyse sind wir aber auch auf der Suche Veränderung, Entwicklung und Problemlösungen. Nehmen wir doch jetzt unser Konzept und ziehen den Kreis weiter auf. Wir öffnen uns für neues. Oder auch open Innovation.
Das Wissen der Gemeinschaft
Bisher haben wir unser Business im Team betrachtet, haben Möglichkeiten zum Austausch in diesem Team geschaffen. Gehen wir einen Schritt weiter. Nehmen wir doch die Denkweisen der Kollaboration und wenden sie auf das ganze Unternehmen an und schaffen eine Plattform für das ganze Unternehmen um miteinander sich austauschen und kommunizieren zu können. Fragen werden offen gestellt, von der Gemeinschaft beantwortet und das ganze von jedem ersichtlich und nachvollziehbar. Ich muss nicht mehr den einen Experten finden die Gemeinschaft hilft mir die Lösung zu finden. Umgangssprachlich sprechen hier viele von einem firmenintern Netzwerk.
Mit solchen Lösungen kann ein Unternehmen die stärken der Gemeinschaft im Unternehmen ausnutzen. Man kommt schnell an Informationen und es ist leicht die richtigen Personen für meine Anliegen zu finden. Dabei gibt es auch darüber hinaus eine Vielzahl an Anwendungsfeldern. Ob das zur Verfügung stellen von Informationen oder das Teilen von Bildern der Letzten Unternehmen Veranstaltung bis hin zum Organisieren und Besprechen von zukünftigen Anliegen im Unternehmen.
Die Anwendungsfelder sind Grenzenlos. Auch im Bereich das Business Analyse kann ich natürlich von dem Wissen der Gemeinschaft profitieren. Seien es eigene Fragen die ich habe oder das beobachten der Aktivitäten. Tun sich hier bereits Probleme auf die man sich etwas genauer anschauen sollte? Oder kann ich hier vielleicht schon Lösungsansätzen und Strategien in der Gruppe Entwickeln?
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Dies ist der erste Teil der Zusammenfassung für meine Session auf dem BA-CAMP in Wien am 11.Mai 2017. Würde mich auch freuen den ein oder anderen auf dem Camp begrüßen zu dürfen.
