Viele Veranstaltungen die früher an Veranstaltungsorten, mit vielen Gästen stattgefunden haben, mussten in diesem Jahr in einen digitalen Raum umziehen. Doch was ist morgen? Viele stellen aktuell die Frage, wie Veranstaltungen in der nahen Zukunft aussehen werden? Bleiben sie online? Kehren sie zurück zum offline? Oder wird etwas neues geben? Die Hybrid Veranstaltung.

Dazu muss ich sagen, das dieses Format eigentlich garnicht neu ist. Einige, meist global agierende Organisationen nutzen dieses Veranstaltungsformat schon seit vielen Jahren und das auch sehr erfolgreich. Daher möchte ich euch gerne mal einen Blick auf diese Form der Veranstaltung geben und ein paar Tipps und Tricks aufzeigen.

Was ist eigentlich eine Hybrid Veranstaltung

Hybrid bedeutet das die Veranstaltung teils in einem virtuellen und gleichzeitig an einem physischen Veranstaltungsraum stattfindet. So entsteht ein mix aus Teilnehmern vor Ort und Teilnehmern die virtuell dabei sind. Es entsteht ein völlig neues Erlebnis für alle Beteiligten aber auch einige neue Herausforderungen für Organisatoren, Moderatoren und Teilnehmer. Darauf möchte ich gerne etwas genauer eingehen.

Vorteile einer Hybrid Veranstaltung

Ein großer Vorteil liegt auf der Hand. Die Teilnehmer können selbst entscheiden ob sie lieber vor Ort oder von einem anderen Ort teilnehmen wollen. Anreise und Unterbringung ist dann nicht notwendig. So ist es egal wo die Teilnehmer gerade sind und ich kann mit geringen Zeitaufwänden, Teilnehmergruppen auf der ganzen Welt zusammenbringen. Teams können miteinander arbeiten bzw. können Mitteilungen an große Gruppen weitergegeben werden. Ich kann die Vorzüge aus beiden Konzepten zusammenbringen. Lasst mich zwei Beispiele geben: Eine Versammlung über mehrere große Standorte. Durch das zusammenkommen vor Ort entsteht eine art Verbindlichkeit und die Teilnehmer fokussieren sich auf das hier uns jetzt, ihrer Veranstaltung. An der Hauptlokation Verkündet jemand sein Botschaft, diese kann in allen Räumen gleichzeitig via Videokonferenz vernommen werden. Hybrid weil die Teilnehmer in Gruppen zusammenkommen und gleichzeitig virtuell, weil dies in mehreren vernetzten Lokationen gleichzeitig stattfinden kann.

Als zweites Beispiel möchte ich einen Hakathon beschreiben, in dem mehrere Teams in verschiedenen Räumen eine große Chellange bezwungen haben. Jedes Team hat seinen eigenen Sprint durchgeführt, mit dem sie anschließend gegen die anderen Teams, in anderen Räumen bemessen wurden. Ein zentral sitzende und beobachtende Juri hat die Teams beobachtet und die besten Lösungen prämiert. Durch die Vernetzung via Videokonferenz entsteht so eine Gemeinschaft und die Orga kann jederzeit mitverfolgen was gerade wo passiert.

Meiner Meinung nach, tolle Beispiele für den Einsatz von hybriden Veranstaltungen. Das ganze funktioniert natürlich auch in kleineren Rahmen. So denke ich, das auch Meetups und Workshops in solchen Formaten stattfinden können. Wer möchte ist vor Ort, andere nehmen online teil. Trotzdem sind alle doch zusammen.

Ganz neue Herausforderungen

Hybride Veranstaltung bringen aber auch ihre ganz eigenen Herausforderungen mit sich. Man sollte immer im Hinterkopf haben, dass man eigentlich gerade in zwei Welten agiert. Das beginnt beim Stumm schalten der Mikros bis zur geschickten Positionierung von Sprecher und Kamera.

Unterstützung für Technik

Es ist sinnvoll sich im Vorfeld Gedanken darüber zu machen, wie man das eigene Event aufsetzen möchte. Sehr schnell kann es sich zeigen, dass man sich etwas Unterstützung holen sollte. Wo steht meine Kamera, bin ich in der Konferenz und im Raum gut zu hören? Möchte ich Inhalte zeigen? Wollen wir in irgendeiner Form zusammenarbeiten? Wie halten wir die Inhalte fest?

In diesem Bild könnt ihr ein Beispiel für eine solche Konferenzlösung sehen. Ich selbst als Organisator sitze am besten am Kopfende und schaue direkt in Richtung Bildschirm.

Hybrid Veranstaltung als Workshop mit einer Gruppe von Personen in einer Videokonferenz
HybridBusiness team attending video conference at desk in office

So wendet sich niemand mit dem Rücken zur Kamera und man hat das Gefühl den anderen ins Gesicht zu schauen. Während meiner Sprechzeit können mich meine Teilnehmer anschauen und mir folgen. Aber was viel entscheidender ist, das ich permanent in Richtung der Kamera schaue. Zur Unterstützung der Verständlichkeit steht auf dem Tisch ein weiteres Mikrofon damit alles im Raum verstanden wird. Möchtet ihr Inhalte zeigen, bieten viele Anbieter von online Konferenzlösungen die Möglichkeit das man einen Rechner als Teilnehmer in die Konferenz verbinden kann. Dann könnt ihr über diesen die Inhalte Teilen.
So kann zum Beispiel ein kleiner Workshop oder ein Meeting aussehen.

Hybrides Event - Speaker auf einer Bühne spricht vor einer Gruppe von Personen und mit seinen virtuellen Teilnehmern
Speaker Giving a Talk at Business Meeting. Audience in the conference hall.

Aber was wenn es doch wieder größer wird. Dann wäre es doch toll wenn auch unser virtuelles Meeting perfekt auf die Veranstaltung ausgerichtet wäre. Am besten wäre eine Kamera die von hinten die Bühne aufnehmen kann und wir auf der Leinwand die Teilnehmer der Videokonferenz sehen können. Ihr seht schon das dies einen viel größeren technischen Aufwand mit sich bringen würde. Also was tun?

Meine Idee

Meine Idee wäre es, beide Teile separat zu betrachten, warum nicht eine virtuelle Konferenz mit einem Moderator und den Teilnehmern aufsetzen und der Raum vor Ort, ist ein Teilnehmer dieser Konferenz. Wenn dann ein Speaker im Raum, einen Vortrag hält, kann dieser auch mit einer einfachen Kamera und einem kleinen externen Mikrofon schon aufgenommen werden. In den Teilen vor im Raum vor Ort gearbeitet wird, übernimmt der online Moderator und für ein ganz eigenes Programm mit den Teilnehmern durch. Dies ist natürlich nur eine Idee und kann sicher noch auf unterschiedlichste Art und Weise ausgebaut werden.

Herausforderung an Moderation und Agenda

Es ist wichtig, das sich das Orga Team immer bewusst ist, jetzt in beiden Welten präsent zu sein. Keine von beiden sollte vernachlässigt werden. Dabei ist es kein Problem diese nacheinander einzubinden. Ich spreche erst die Teilnehmer vor Ort an, dann mein Teilnehmer im Netz. Die gemeinsame Arbeit kann natürlich parallel umgesetzt werden. Dies sollte aber alles auch auf der Agenda berücksichtigt werden.

Versucht euch anzugewöhnen immer in die Kamera zu blicken. Sprecht langsam und deutlich. Gebt euren Teilnehmern im virtuellen Raum ein bisschen Zeit und sprecht sie aktiv an wenn ihr Feedbacks und Teilnahmen erwünscht. Wenn du sprichst, schau in die Kamera, wenn sie sprechen schau auf die Leinwand und höre Ihnen zu.

Hybrid Veranstaltung – Ausprobieren und Lernen

Es schadet nicht das ganze auch zu üben sich mit dieser Situation etwas vertraut zu machen. Setzt euch mit dieser neuen Situation auseinander und entwickelt die Ideen und Konzepte gerne weiter. Wichtig ist das eine hybride Veranstaltung uns ganz neue Möglichkeiten gibt und sicher eine tolle Erfahrung für alle Teilnehmer darstellt. Ich werde euch gerne in naher Zukunft weitere Tipps und Tricks zu neuen Veranstaltungsformaten noch mitgeben können und würde mich auch darüber freuen von euch zu hören wie eure neuen Formate aussehen und welche Erfahrungen ihr mit diesem gesammelt habt.

Vor allem ist es wichtig das der Spaß nicht zu kurz kommt. Habt spaß bei dem was ihr macht. Genießt die Veranstaltung.

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