Erfahrungen aus 10 Jahren online Meetings

Aktuell werde ich immer wieder gefragt: Wie macht man eigentlich gute Online Workshops. Wie funktioniert das mit Online Meetings? und was soll ich beachten wenn ich einen Workshop halten soll.

Da die meisten von uns sich aktuell im Mobile Work oder Home Office befinden sind das natürlich Fragen die aktuell sehr viele von uns betreffen. Daher hab ich mir gedacht das ich meine Erfahrungen aus 10 Jahren Online Meetings mal einen Artikel niederschreibe.

Im Moment sind schon sehr viele interessante Formate im Netz zu sehen sehen kann. Meetings, Meetups, Workshops. Die Leute probieren sehr viel aus und sind auch sehr kreativ was die online Adaption der meisten Formate angeht. Was aber das wichtigste ist, das man die meisten Themen nich 1zu1 übertragen kann bzw., das nicht machen sollte. Ein sehr kritischer Punkt ist, wie man die Teilnehmer in der Konferenz aktivieren kann und zum teilnehmen im Workshop bringt. Manche probieren es mit Icebraker Games andere mit Kleingruppen, manche sogar mit großen Gruppen.

Sich kennenlernen

So gab es gerade letzte Woche in einem Call den Fall das die ganze Gruppe zu Musik ihre beste Luftgitarre gespielt haben. Das war wirklich witzig wenn man dann 25 sehr eifrige Musiker im Fenster ihre Gitarren Rocken sieht. Ein anderes mal hat die Trainerin das Layout der Konferenz genutzt um die Teilnehmer miteinander interagieren zu lassen. Auch das ist möglich. In unseren Meetups Zeichnen wir natürlich sehr gerne. Spiele wie Montagsmaler oder Stadt Land Fluß sind da sehr schöne Starthilfen. Es gibt so viele schöne Sachen die man machen und ausprobieren kann.

Aber wie schon gesagt hängt alles von einem guten Konzept und einer angepassten Moderation ab. Man sollte sich im Vorfeld mit dem Thema beschäftigen.

Moderation und Steuerung

In einem Online Workshop muss ich nicht nur den Inhalt gut vermitteln sondern ich muss auch organisatorisch und administrativ das Meeting führen. In kleinen Workshops kann das alles durch eine Person passieren, bei größeren Setups sollte zumindest der Technik und Administrative Teil auf einen Co Moderator weitergegeben werden. Bei Webinaren kann es schön sein, einen Moderator neben dem Präsentierenden zu haben. Einleitung, Leute begrüßen, Fragen einholen, Programmpunkte Ansagen. Bei unseren Großveranstaltungen wird dann sogar ein Event Manager Eingesetzt der im Hintergrund die administrativen Aufgaben steuert so das sich der Präsentierende ganz auf den Inhalt konzentrieren kann.

Welches Format für euch das beste ist, hängt aber auch ein bisschen davon ab was sich der oder die Moderatorin zutraut.

Technik Check vor dem Start

Des Weiteren ist ein Technik Check zu empfehlen. Im Vorfeld mit der eigenen Technik und wenn es möglich ist, auch mit den Teilnehmern bevor der Workshop startet. Eine kurze Tool Einweisung ist auch immer sinnvoll. Wie mach ich mein Mikro an oder aus, wo sehe ich meine Kamera, wie teile ich Inhalte. Chat, Hand heben und alles was noch so gibt. Man sollte sich und der Gruppe etwas Zeit geben die Dinge zu erkunden und auszuprobieren. Gerne auch in einer kleinen Journey oder Aufgabe.
Als Moderator sollte man sich auch Gedanken über das machen was denn die anderen zu sehen bekommen. Damit ist nicht nur Kameraposition und der eigene Schreibtisch gemeint. Klar ist es auch wichtig das nicht irgendwas unvorteilhaftes im Hintergrund zu sehen ist. Ich meine aber auch die Inhalte die ich im Workshop nutzen möchte. Sind meine Folien, wenn ich welche benutzen möchte, gut eingerichtet. Schrift groß genug? Nicht zu viel Inhalt pro Seite?  Was sehen eigentlich meine Teilnehmer während des Workshops. Manche Tools überlagern die Fenster anderer Inhalte. So steht die Eigenansicht oder die Teilnehmersicht über dem Präsentationsfenster und überdecken die Ecken meiner Präsentation. Dann sollte natürlich die entscheidende Information nicht gerade dort stehen.

Eigenansicht nutzen

Zum Thema Eigenansicht, ich fand sie anfangs auch eher überflüssig, aber mittlerweile habe ich auch gemerkt das es sehr sinnvoll sein kann zu sehen was andere gerade von einem sehen. Sitze ich schön im Bild? Wenn ich etwas zeige oder anfange zu gestikulieren, ist alles zu sehen ? Mit etwas Erfahrung kann man dies auch vorteilhaft einsetzen als das man etwas auf die Kamera zubewegt oder von dort weg. Symbolisch für etwas auf einen zukommt.
Wenn dann die Konferenz läuft, sollte ich meinen Workshop auch zeitlich gut strukturieren. So sollte eine Session meiner Meinung nach nicht länger wie 60-90 Minuten dauern und dann eine großzüge Pause vorsehen, bevor es dann weitergeht. Dadurch das man sich die ganze Zeit auf den Bildschirm und den Ton konzentrieren muss, finde ich das es sehr anstrengend sein kann für längere Zeit eine Session zu machen. Und Ablenkung ist zuhause allgegenwärtig.

Erwartungen klären

Hier wird es dann auch sehr wichtig, den Teilnehmern klar zu kommunizieren wie der Workshop ablaufen soll. Alle Teilnehmer sollten ihre Mikros auf Stumm haben, um Ruhe in die Konferenz zu bringen und diese nur öffnen wenn sie an der Diskussion aktiv teilnehmen wollen. Es ist auch generell eine schöne Geste wenn die Kameras aktiviert sind um einen schönen Austausch zwischen den Teilnehmern zu ermöglichen.
In vielen Workshops sieht man aktuell das gerne mit Breakout Sessions gearbeitet wird. Finde ich auch eine ganz tolle Sache. So kann man zum Beispiel schon ganz früh im Workshop die Teilnehmer in Gruppen von 3-4 Teilnehmern in Kleingruppen schicken um eine Frage zu bearbeiten. Das aktiviert die Teilnehmer und bringt die Gespräche ins laufen. Genauso können die Teilnehmer sich hier schon ein wenig kennenlernen und gewöhnen sich an die Technik.

Technik ist immer ein aufwendiges Thema. Man darf die Teilnehmer nicht überfordern durch zu viele oder zu aufwendige Tools. Natürlich sofern hier noch keine Erfahrung vorhanden ist. Der Einsatz sollte auf ein Minimum reduziert sein.Das Tool für die Videokonferenz und vielleicht ein weiteres Tool für eine kollaborative Zusammenarbeit. Wie ein digitales Whiteboard oder ähnliches.Beim Einsatz eines digitalen Whiteboard sollte man sich im Vorfeld genug Zeit geben das Board vorzubereiten. Schnell ist sonst mal ein Inhalt gelöscht oder verschoben worden.Wenn ein Board vom Team erstellt wird sollte man sich im Vorfeld eine Layout Skizze machen auf der man sich überlegt was man denn eigentlich darstellen möchte.

Workshop Regeln bleiben bestehen

Die meisten bekannten bleiben natürlich auch im online Workshop bestehe. Die Zeiten einhalten, Redezeiten beachten, einander ausreden lassen. All die Regeln die man in einem Workshop vor Ort haben würde behalten so auch seine Gültigkeit. Aber wie schon ganz am Anfang beschrieben ist es aufwendiger die Teilnehmer fokussiert beim Thema zu halten und im Workshop für die Mitarbeit zu aktivieren. Zuhause existieren unzählige Quellen für Ablenkung. Sei es eine eMail, Chat oder irgendeine andere Tätigkeit die uns dann den Fokus nimmt. Dies finde ich, ist eine der wichtigsten Aufgaben denn der Moderator/in und die Teilnehmer gegenüber stehen.

Aber natürlich machen online Workshops auch Spaß und sind im Moment eine tolle Gelegenheit das wir alle weiterhin im Kontakt sein können. Möglichkeit zum Austausch und Netzwerken.

Und am Ende darf ein bisschen Spaß natürlich nicht fehlen: Aber es ist so schön wiedergegeben.